Produktivitas dimulai dari Meja Kerja

Apakah akhir-akhir ini Anda merasa uring-uringan begitu berada di kantor? Jika ya coba perhatikan, apakah meja kerja Anda masuk dalam kategori berantakan? Tak hanya menimbulkan stress, kondisi meja yang amburadul juga bisa mengurangi produktivitas kerja.

Ingatlah, meja kerja adalah tempat di mana Anda paling banyak menghabiskan waktu dibandingkan titik manapun di penjuru kantor. Jadi bagaimana mau berfikir jernih jika komputer, telepon, scanner, printer malang melintang di atas meja. Bahkan ketika load pekerjaan sedang sangat tinggi, semua berkas muncul di atas meja, sampai permukaan meja sama sekali tidak terlihat. Meja tak ubahnya gudang dan anda seringkali kesulitan mencari file-file lama yang tiba-tiba dibutuhkan bos. Tak hanya menimbulkan stress, kondisi meja yang berantakan juga bisa mengurangi produktivitas kerja.

Jika Anda termasuk dalam kategori yang memiliki meja kerja kurang teratur sebaiknya benahi dari sekarang, sebelum terlambat. Berikut ini ada beberapa tips yang dapat membantu dalam merapikan meja kerja.

Rapikan semua kertas-kertas yang ada di meja dan buat 3 bagian yang terdiri dari INPUT, PROCESSING, dan FINISHED. Beritahukan kepada orang-orang yang berhubungan dengan anda untuk selalu meletakkan dokumenkerja baru pada bagian INPUT, lalu tidak perlu menanyakan dokumen yang belum ada di folder FINISHED (karena sudah dipastikan dokumen tersebut belum selesai dikerjakan).

Letakkan HANYA yang diperlukan diatas meja, seperti set komputer, buku agenda, peralatan tulis menulis, rak file, serta kertas-kertas bekas yang biasa digunakan untuk coret-coret secara instan. Semua barang yang tidak diperlukan sebaiknya diletakkan di dalam laci. Dengan demikian anda pasti akan lebih mudah mencari barang-barang yang memang diperlukan.

Perlakukan file di dalam komputer sama dengan yang di atas meja kerja. Buatlah 3 folder seperti yang sudah dijelaskan diatas, serta file-file penting sebaiknya diletakkan di-desktop guna mempermudah navigasi serta pencarian. Jangan lupa juga untuk selalu back-up file penting tersebut, sebagai safety precaution jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti komputer anda rusak.

Rapikan meja kerja jika ingin meninggalkan kantor, atau paling tidak jika anda masih menyisakan pekerjaan letakkan file tersebut pada folder PROCESSING dimana anda bisa melanjutkan pekerjaan tersebut keesokan harinya. Selain bisa menemukan berbagai barang yang harus dibawa pulang supaya tidak ketinggalan, kebiasaan ini membuat anda tidak perlu repot ketika memulai kerja.

Ubah posisi barang yang ada di meja 3 bulan sekali untuk menghilangkan kejenuhan di kantor yang bisa berakibat menurunnya kreativitas.

Ada baiknya kita belajar dari filosofi orang Jepang. Para pekerja di Jepang memiliki konsep 5S dalam pengaturan rumah, termasuk bagian ruangan untuk bekerja. Yaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke.

Seiri adalah meletakkan segala sesuatu pada tempatnya, singkirkan yang tidak perlu dan pertahankan yang memang perlu.

Seiton atau proper arrangement adalah meletakkan barang-barang sedemikian rupa sehingga mudah dicapai jika diperlukan.

Seiso dalam menjaga sesuatunya selalu bersih, jangan sampai ada sampah atau kotoran di tempat kerja.

Sedangkan seiketsu, adalah mempertahankan kondisi bersih itu secara abadi, setelah dibersihkan.

Dan shitsuke bisa diterjemahkan sebagai komitmen. Sekalipun bukan bagian dari 4S sebelumnya, tapi prinsip ini mengajarkan untuk mematuhi dan mengambil sebuah standar terhadap empat komposen sebelumnya.

Jika meja kerja sudah tertata rapi, rasakan perbedaannya. Anda akan lebih segar berfikir dan selalu siap dengan presentasi yang matang ketika bos membutuhkan pemikiran Anda. (sumber majalah mix 05/viii/mei/2011)

Sumber : http://adproindonesia.wordpress.com/2011/06/01/produktivitas-dimulai-dari-meja-kerja/