Delapan Prinsip Manajemen Mutu

Sistem manajemen mutu yang diimplementasikan dengan komitmen yang konsisten, akan memberikan manfaat dan kesuksesan bagi semua pemangku kepentingan dalam organisasi kepemerintahan. Untuk mencapai manfaat dan kesuksesan tersebut harus dilandasi dengan beberapa prinsip manajemen mutu yang sudah ditetapkan dalam standar internasional.

Prinsip-prinsip manajemen mutu tersebut harus ditanamkan kepada semua personil untuk dipahami mendasari tindakan-tindakan yang diperlukan dalam membangun dan menerapkan sistem manajemen mutu secara konsisten dan berkesinambungan. Tanpa menggunakan prinsip manajemen mutu tersebut, maka sesungguhnya sistem manajemen mutu tidak akan memberikan manfaat secara keseluruhan.

Secara singkat 8 prinsip manajemen mutu dijelaskan sebagai berikut :

Prinsip 1 : Fokus Pelanggan (Customer Focus)
Keberadaan organisasi sangat bergantung pada pelanggannya dan tanpa pelanggan organisasi tidak akan dapat bekerja. Kita harus berusaha mengerti dan memahami kebutuhan dan harapan yang diinginkan pelanggan. Tak lepas sebagai instansi pemerintah, terutama yang melaksanakan pelayanan publik. Publik adalah pelanggannya yang harus dilayani. Instansi pelayanan publik harus menetapkan fokus pelanggan sebagai perhatian utama dengan bentuk komunikasi yang efektif untuk mencari apa dan bagaimana kebutuhan dan harapan pelanggan.

Prinsip 2 : Kepemimpinan (Leadership)
Setiap Pimpinan harus menunjukkan kepemimpinannya atau ketauladanannya dengan komitmen yang konsisten bagi penerapan sistem manajemen mutu dalam organisasi. Pimpinan harus dapat menciptakan suatu lingkungan yang kondusif dan serasi dengan melibatkan semua karyawan dalam mencapai sasaran mutu organisasi. Ketauladanan untuk konsisten menerapan sistem manajemen mutu akan meningkatkan kinerja organisasi, sehingga semua karyawannya termotivasi untuk selalu bekerja efektif dan efisien dengan sistem manajemen mutu..

Prinsip 3 : Pelibatan Karyawan (Involvement of People)
Sisitem manajemen mutu tidak dapat dilaksanakan secara sendiri, semua personil dalam organisasi harus terlibat. Karyawan yang melaksanakan kegiatan proses produksi pada semua tingkatan harus dilibatkan dalam sistem manajemen mutu agar penerapannya efektif. Karyawan akan merasa terlibat dan termotivasi melaksanakan system manajemen mutu sebagai keputusan strategis untuk mencapai kinerja prima dan mampu memuaskan pelanggannya. Karyawan merupakan esensi dari organisasi dalam rangka kebutuhan bagi penerapan sistem manajemen mutu yang harus ditingkatkan kesejahteraan mereka.

Prinsip 4 : Pendekatan Proses (Process Approach)
Penerapan sistem manajemen mutu diawali dengan mengidentifikasi dan menetapkan proses kerja yang harus dilaksanakan secara konsisten dan berkelanjutan. Rencana dan kendali proses harus ditetapkan secara efektif untuk mencegah penyimpangan dan ketidaksesuaian yang bakal terjadi. Proses merupakan urutan beberapa kegiatan atau suatu set kegiatan yang memerlukan sumber daya untuk mengubah masukan menjadi bentuk keluaran yang sesuai dengan yang diinginkan atau direncanakan. Tujuan pendekatan proses adalah untuk memudahkan pengukuran dan pengendalian mutu dan penyediaan sumber daya yang cukup sesuai spesifikasi yang ditetapkan secara efektif dan efisien.

Prinsip 5 : Pendekatan sistem pada manajemen (System Approach to Management)
Setiap pimpinan harus merencanakan dan mengembangkan sistem yang sesuai untuk memenuhi persyaratan. Setiap aktivitas dalam organisasi harus dilandasi dengan sistem yang harus dikomunikasikan kepada semua karyawan dalam organisasi. Pimpinan harus mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang saling berhubungan ini sebagai sebuah sistem yang berperan untuk mencapai sasaran yang efektif dan efisien. Manfaat yang dicapai adalah menciptakan kendali yang efektif dalam sistem dan pendokumentasian yang terencana, sehingga mampu menghasilkan mutu produk/jasa pelayanan secara keseluruhan memenuhi persyaratan pelanggan.

Prinsip 6 : Perbaikan berkesinambungan (Continual Improvement)
Prinsip perbaikan berkesinambungan harus diarahkan pada semua karyawan, karena tak seorangpun mampu menjalankan sistem dengan sempurna. Semua karyawan harus dapat belajar dari kesalahan dan secara terus menerus harus memperbaiki sistem kerja tersebut. Perbaikan yang berkesinambungan merupakan bagian dari peningkatan kinerja organisasi untuk mencapai sasaran mutu.

Prinsip 7 : Pendekatan Fakta untuk membuat keputusan (Factual Approach to Decision Making)
Keputusan yang efektif harus didasarkan pada analisis data pengukuran dan informasi obyektif sesuai fakta yang valid, jelas dan tidak bias. Analisis data dari berbagai sumber yang jelas dan terdokumentasi untuk menentukan kinerja organisasi sesuai rencana, sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan, disamping untuk menetapkan keputusan dan tindaklanjut yang diperlukan. Data dan informasi tersebut harus dapat diolah dengan metoda statistik yang sesuai.

Prinsip 8 : Hubungan Pemasok yang saling menguntungkan (Mutually Beneficial Supplier Relationships)
Pemasok atau Penyedia Jasa merupakan unsur yang tidak dapat dipisahkan dalam kegiatan suatu organisasi. Pemasok merupakan bagian dari system manajemen mutu organisasi yang harus dikendalikan untuk mencapai suatu nilai hubungan yang saling bermanfaat dan saling menguntungkan dalam menghasilkan produk/jasa bermutu. Komunikasi yang jelas dengan Penyedia Jasa agar selalu konsisten menerapkan sistem manajemen mutu. Kerjasama yang strategis antara Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa akan menjamin kehandalan proses kerja dengan hasil produk/jasa secara tepat waktu, biaya yang murah dan memenuhi standar spesifikasi yang ditetapkan.
Para Pimpinan Instansi harus memahami betul prinsip-prinsip manajemen mutu ini. Kesuksesan penerapan 8 prinsip manajemen mutu tersebut akan menghasilkan manfaat bagi peningkatan kinerja yang dalam rangka penyelenggaraan kepemerintahan yang baik (Good Governance) untuk mencapai kepuasan semua pemangku kepentingan dalam organisasi pemerintahan. (Sumber ISO 9000:2000)

Sumber :
http://www.gapensi.org/modules/artikel.php?ID_Artikel=50&ID_Kategori_Artikel=2
http://manajemenmutuyes.blogspot.com/2009/11/delapan-prinsip-manajemen-mutu.html