10 Langkah Menyusun Dokumen Sistem Manajemen Mutu di Perguruan Tinggi

Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi membutuhkan budaya mutu yang tinggi dari para pelaku dalam organisasi itu sendiri. Persyaratan ini berlaku jika ingin Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi itu, berkelanjutan. Keberlanjutan ini merupakan suuatu ancaman terbesar dalam Implementasi Sistem Penjaminan Mutu di Perguruan Tinggi. Potensi ini cukup besar karena Perguruan Tinggi sebagai organisasi yang berisikan ide-ide besar dan ideal dari para pelaku organisasi (dosen-dosen).

Kerap terjadi ide-ide tersebut akan menjadi isu-isu utama untuk mengarahkan jalannya organisasi untuk beberapa tahun ke depan. Namun, ketika pencetus ide tidak lagi menduduki sebagai pimpinan maka ide itu hilang dengan sendirinya. Dengan kata lain bahasa sederhana ganti pimpinan ganti kebijakan, ganti metode, ganti prosedur, ganti acara. Mulai dari awal lagi.

Akibatnya keberlanjutan suatu kegiatan atau program menjadi sangat rendah. Hal ini sebenarnya, menunjukkan bahwa pengelolaan perguruan tinggi itu bukan diarahkan oleh visi institusi tetapi oleh visi masing-masing pimpinan. Wal hasil keberhasilan yang dicapai hanya untuk diri sang pimpinan bukan keberhasilan secara organisasi. Dengan sistem penjaminan mutu perguruan tinggi hal demikian tidak akan terjadi. Karena sistem ini meletakkan arah organisasi ditentukan oleh visi organisasi itu sendiri bukan oleh visi pimpinannya. Siapapun, pimpinannya jika beliau dapat mengawal dan menyelaraskan semua visi anggota organisasi ke dalam visi organisasi Perguruan Tinggi maka Insya Allah akan tetap berhasil membawa Perguruan Tinggi.

Mengakomodasi visi organisasi Perguruan Tinggi ke dalam visi pribadi inilah yang harus dimiliki oleh anggota organisasi sehingga membentuk budaya organisasi dalam diri pelaku-pelakunya. Hal ini tentunya membutuhkan waktu yang lama tidak hanya setahun dua tahun tetapi lebih lama mungkin puluhan tahun. Oleh karena itu dibutuhkan upaya untuk mempercepat dan mempersingkat waktu yang dibutuhkan yaitu dengan menggunakan sistem manajemen mutu. Sistem manajemen mutu, organisasi digerakan dan diarahkan oleh visi organisasi bukan visi pribadi pimpinan. Dengan menjadikan sistem manajemen mutu sebagai landasan sistem manajemen Perguruan Tinggi maka Implementasi Sistem Penjaminan Mutu akan mampu bertahan keberlangsungan dan berkelanjutannya.

Untuk mendukung kebelangsungan dan keberlanjutan sistem penjaminan mutu perguruan tinggi maka sistem manjemen mutu sebagai landasan utamanya perlu dibangun dengan baik dan kuat. Kokohnya bangunan sistem manajemen mutu ini terjadi jika sistem tersebut mampu memetakan proses-proses yang ada dalam organisasi Perguruan Tinggi tersebut dan mengintegrasikan dari intraksi-interaksi proses yang ada dan berjalan di organisasi serta mampu mendokumentasikan proses-proses tersebut dalm blue-print proses Perguruan Tinggi. Blue-print prose’s Perguruan tinggi satu dengan yang lainnya tidak pernah sama, bergantung dari sisi kompleksitas, kerumitan dan kompetensi personil yang ada di Perguruan Tinggi.

Berikut ini langkah-langkah bagaimana mengidentifikasi proses-proses yang ada di Perguruan Tinggi dan Menyusun kebutuhan Dokumen yang diperlukan dalam Perguruan Tinggi tersebut.
1. Identifikasikan proses-proses yang ada.
2. Identifikasikan apa yang dilakukan sekarang dengan proses-proses tsb.
3. Identifikasikan dan tentukan interaksi antar proses-proses tersebut, sehingga menjadi bisnisproses perguruan tinggi yang terintegrasi serta saling terkait.
4. Tentukan persyaratan standar ISO 9001:2000 dalam proses-proses tersebut, jika ada persyaratan yang belum terakomodasi tentukan penanganannya dan penerapannya.
5. Tentukan proses utama(core processes), proses manajemen, (management processes) dan proses pembantu (supporting processes) dalam business process tsb. Tentukan proses-proses mana saja yang merupakan proses kunci (key process), proses-proses kunci ini nantinya akan berkaitan langsung dengan sasaran mutu yang akan dicapai.
6. Tentukan prosedur-prosedur yang akan muncul agar memenuhi persyaratan ISO 9001:2008, termasuk 6 (enam) prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan oleh standar.
7. Identifikasikan dokumen-dokumen yang sudah ada, termasuk form-form, petunjuk kerja, spesifikasi, gambar teknis, dll
8. Buat tabel atau bagan alir keterkaitan antara proses-klausul terkait-prosedur terkait- petunjuk kerja (jika memungkinkan) dan/atau dokumen lain, lihat persyaratan standard dan kebutuhan internal perguruan tinggi, jika ternyata belum memenuhi atau perlu kebutuhan baru, identifikasikan sebagai kebutuhan dokumen baru.
9. Tentukan format-format yang akan digunakan untuk setiap level dokumen. Dan metode identifikasi penomorannya. Metode penulisan Dokumentasi SMM, bisa dimulai dari prosedur (dengan catatan bahwa bisnis proses yang ada sudah benar-benar mendekati dan memenuhi persyaratan standar), kemudian diteruskan dengan penulisan petunjuk kerja serta dokumen penunjang termasuk form-form yang diperlukan. Baru terakhir penulisan manual mutu.
10. Sebelum memulai penulisan dokumentasi SMM, harus sudah tersedia pernyataan kebijakan mutu yang disahkan Pimpinan Perguruan Tinggi serta (paling tidak) draft dari sasaran mutu yang ingin dicapai.

Demikian sekelumit pengalaman langkah-langkah menyusun dokumen sistem manajemen mutu yang mendasarkan pada kondisi dan keadaan yang berjalan dalam organisasi. Untuk menyusun blue-print proses perguruan tinggi lebih baik dilakukan secara bertahap dan bukan sesaat. Semoga tulisan ini bisa menginsiparasi dan memotivasi para pembaca dalam mengim- plementasikan dan mengembangkan sistem penjaminan mutu di masing-masing perguruan tingginya. Namun demikian, semuanya itu perlu disesuaikan dengan kondisi dan potensi sumber daya yang ada. Semoga bermanfaat. (BQST-072009)

Sumber :
http://bambangkesit.staff.uii.ac.id/2009/07/16/10-langkah-menyusun-dokumen-sistem-manajemen-mutu-di-perguruan-tinggi/
http://manajemenmutuyes.blogspot.com/2009/11/10-langkah-menyusun-dokumen-sistem.html
Gambar : http://i.okezone.com/content/2010/12/31/349/409141/wKozsw9yE3.jpg